Pokud vás předchozí věty úplně neodradily, pojďme se zaměřit na naši původní otázku, jak správně postupovat přizískání dotace. Počátkem všeho by mělo být, stejně jako u kteréhokoliv jiného podnikatelského nápadu, vytvoření projektového záměru. Znamená to přejít od prvotní myšlenky k jasnému určení toho, co chceme projektem řešit a jaké aktivity jej naplní. Projektový záměr popisuje základní rysy projektu, přibližný rozpočet, navržený způsob jeho financování, ale také výstupy, výsledky a dopady projektu. Ve vztahu k žádosti o dotaci se jedná pouze o podpůrný, nikoliv povinný, ale pro vás užitečný dokument. Ostatně,získání dotaceby určitě nemělo být záměrem samo o sobě a narychlo sepsaný projekt vytvořený jen za účelem získání dotace je stejně obvykle předem odsouzen k neúspěchu.

Po určení projektového záměru následuje výběr vhodného dotačního nástroje. Zde na nás již čekají první úskalí. Po nalezení příslušného operačního programu, který, jak se zdá, podporuje činnost, kterou chcete financovat, můžete nakonec často zjistit, že z hlediska vymezení programu nepatříte mezi oprávněné žadatele. Co tím máme na mysli? Přestože v programovém dokumentu operačního programu naleznete obecné vyjmenování možných typů žadatelů, jako jsou např. podnikatelské subjekty, fyzické osoby, neziskové organizace, atp., přesná specifikace je pak součástí konkrétní výzvy u dané oblasti podpory.  Výzvy u jednotlivých víceletých programů se několikrát opakují, obvykle dvakrát ročně. Zde již můžete ke svému překvapení dohledat například to, že u firem jsou určena různá omezení - maximální počet zaměstnanců a velikost obratu, vybraná odvětvová klasifikace ekonomických činností (OKEČ/CZ NACE), minimální délka působení na trhu, apod. Mezi další nepříjemná zjištění může patřit i to, že abyste měli nárok na dotaci, musíte projekt realizovat pouze v programem vymezených územích a oblastech. Překážkou pro získání dotace může být také rozpočet vašeho projektu, pokud se nevejde do stanovených mantinelů pro maximální nebominimálnívýši podpory. To, zda jste vhodným žadatelem o dotaci a zda jste si vybrali správný dotační program, je vhodné vždy prokonzultovat s administrátorem konkrétního dotačního programu. Po vybrání vhodného dotačního programu a po zvážení některých omezení se tak může stát, že se vrátíte k původnímu záměru a patřičně jej upravíte, aby lépe splňoval kritéria programu.

Stěžejní je rovněž časový aspekt. Musíte si sami pro sebe ujasnit časové souvislosti realizace projektového záměru při spolufinancování formou dotace. Máte opravdu projekt připraven tak, abyste jej stihli zpracovat a odevzdat v určeném termínu aniž by utrpěla jeho kvalita? Nebo naopak, je pro vás akceptovalné čekat se startem projektu až do vypsání další výzvy programu, která je plánována například až za rok? Je tedy vhodné mít připravený odpovídající časový rozvrh, včetně dostatečné rezervy a zvážit i rizika pozdržení realizace projektu třeba i o několik měsíců.

Vzhledem ke skutečnosti, že dotace je většinou vyplácena až zpětně, je klíčové rovněž získání finančních zdrojů pro realizaci projektu. Znamená to, že pokud nedisponujete vlastními kapitálovými rezervami, budete potřebovat na určitou překlenovací dobu patřičný finanční objem. Je doporučeno mít finanční krytí až na 100% nákladů projektu. Většina bankovních ústavů v ČR je s tímto principem obeznámena a jsou připraveny Vám nabídnout odpovídající finanční produkty s upravenou úrokovou sazbou a dalšími výhodnými podmínkami. Rovněž jsou schopni Vám vystavit nezávazný příslib ještě před podáním žádosti o dotaci, že v případě schválení dotace Vám poskytnou požadované finanční prostředky. Kolik procent z celkových nákladů ale nakonec dotace pokryje a kolik procent uhradíte "ze svého"? Dotace se obvykle pohybuje mezi 40 a 50% celkových nákladů projektu. Míra dotace se přitom určuje podle místa realizace projektu, liší se podle jednotlivých regionů soudržnosti, resp. podle krajů nebo okresů. Dotace nikdy nepokryje veškeré typy výdajů, šanci na proplacení mají pouze tzv. způsobilé výdaje. Jde o výdaje, které odpovídají prioritám a náplni příslušného Operačního programu a jsou přesně vymezeny až konkrétní výzvou programu. Každý žadatel tak musí mít zajištěno financování zbylých, "nezpůsobilých" výdajů. Navíc u způsobilých výdajů je třeba si dávat pozor, kdy byly skutečně realizovány, aby bylo možné je z hlediska dotačního programu uznat. Za datum, od kterého jsou výdaje započítávány jako způsobilé pro financování projektu, bývá obvykle považováno zaregistrování projektové žádosti.